NAV Online Számla webshopból — mit kell tudnia a rendszernek?

A számlázás a webshop-választás legdrágábban javítható része. Kilenc kérdés, mielőtt eldöntöd, ki állítja ki a számlát.

A magyar webshopok többségénél a számlázás nem a webshop-motorban történik: a bolt átadja az adatokat egy külön számlázóprogramnak, és az küld a NAV Online Számla rendszerébe. Ez működő felállás, de három dolgot hoz magával — külön előfizetést, egy integrációt, ami elromolhat, és egy határt, ahol két rendszer közt kell hibát keresni.

A kérdés tehát nem az, hogy „van-e NAV-integráció", mert erre minden rendszer igent mond. A kérdés az, hogy ki állítja ki a számlát, és mi történik, ha valami félremegy.

A három tipikus felállás

Külső számlázóprogram. A bolt a rendeléskor átadja az adatokat, a számlát a külső szolgáltató állítja ki és küldi a NAV-nak. Előny: kipróbált, sok könyvelő ismeri. Hátrány: külön díj, és a hibakeresés két rendszer közt zajlik.

Beépített számlázás. A webshop maga állítja ki a számlát és maga küldi a NAV-nak. Előny: egy hely, egy felelős, nincs második előfizetés. Hátrány: azon múlik, hogy a webshop-motor mennyire csinálja jól — ezért érdemes az alábbi kérdéseket feltenni.

Kézi számlázás. Kis darabszámnál járható, de a webshop növekedésével gyorsan tarthatatlan, és itt a legnagyobb a hibázás esélye.

Kilenc kérdés, amit érdemes feltenni

1. Mi váltja ki a számlát?

Fizetés, kiszállítás vagy kézi gomb? Kártyás fizetésnél a fizetés pillanata a kézenfekvő, utánvétnél viszont a teljesítés napja a helyes dátum — a jó rendszer mindkettőt tudja, és nem kényszerít egyetlen logikára.

2. Látom-e a NAV visszaigazolását?

A beküldés nem egyenlő az elfogadással. A NAV visszajelzést ad, és ez lehet elutasítás is. Ha a felületen nincs külön státusz — beküldve, visszaigazolva, elutasítva, hibás —, akkor egy elutasított számláról hetekig nem fogsz tudni.

3. Mi történik hiba esetén?

Újrapróbálja a rendszer? Szól neked? Egy elakadt beküldés a legrosszabb fajta hiba, mert csendes: minden működni látszik, közben nincs meg az adatszolgáltatás.

4. Hogyan képződik a számla sorszáma?

A sorszámnak folyamatosnak és hézagmentesnek kell lennie. Kérdezd meg konkrétan, hogyan áll elő — és mi történik, ha két rendelés ugyanabban a másodpercben fizet. Ez az a részlet, ami sokáig nem tűnik fel, aztán a könyvelőnél derül ki.

5. Tud sztornót és helyesbítő számlát?

Visszáru és elállás esetén szükséged lesz rá, és a sztornónak hivatkoznia kell az eredeti számlára. Ha ez hiányzik, a visszatérítés adminisztrációja kézi munkává válik.

6. Kezeli a céges (B2B) vásárlást?

Cégnév és adószám bekérése a pénztárban, és ezek átvezetése a számlára. Ha ez nincs, minden céges vásárlásnál utólag kell javítani.

7. Több ÁFA-kulcsot és -kategóriát tud?

Ha vegyes a kínálatod — például termék és szolgáltatás, vagy eltérő kulcsú termékek —, akkor a rendszernek termékenként kell tudnia az ÁFA-kategóriát, nem boltszinten egyet.

8. Kinek a nevében küld a NAV felé?

A saját technikai felhasználóddal kell küldenie. Ha a szolgáltató a saját azonosítóit használná, az nem a te adatszolgáltatásod — ezt tisztázd az elején.

9. Hogyan jut el az adat a könyvelődhöz?

Havonta egyszer valakinek le kell könyvelnie mindezt. Kérdezd meg, milyen formában kapja meg — és ha a válasz „képernyőképen", akkor számolj a kézi munkával.

A leggyakoribb csendes hiba

Nem az, hogy nem megy ki a számla, hanem hogy kimegy, elutasítják, és senki nem néz oda. Ezért a fenti listából a 2. és a 3. kérdés a legfontosabb: a státusz láthatósága és a hibakezelés. Egy rendszer, ami csak annyit mond, hogy „elküldve", nem ad elég információt ahhoz, hogy nyugodt legyél.

Mit csinál ebből a Balizo?

Itt saját rendszerről beszélünk, ezért jelezzük. A Balizóban a számlázás beépített: a számla kiállítása, a NAV Online Számla rendszerébe küldése és a visszaigazolás lekérdezése egyetlen műveletből történik, a számlalistán pedig minden számla mellett látszik a NAV-státusz — piszkozat, beküldve, visszaigazolva, elutasítva, sztornó vagy hiba. Nem kell hozzá külön számlázóprogram-előfizetés, és a hibát nem két rendszer határán kell keresni.

A fenti kilenc kérdésre a mi válaszaink: a kiváltó választható (online fizetésnél a fizetés, utánvétnél feladás vagy kézbesítés); a NAV-státusz számlánként látszik; hiba esetén a rendszer újrapróbál, és jelzi, ha egy számla elakadt; a sztornó és a helyesbítő számla a visszáru-folyamat része; a céges adatok a pénztárból kerülnek a számlára; az ÁFA-kategória termékenként állítható; és a könyvelő időszakra szűrt CSV-exportot kap.

Amit nem állítunk: hogy ez minden helyzetben jobb, mint egy bevált külső számlázó. Ha a könyvelőd egy konkrét programhoz ragaszkodik, az önmagában is érv lehet — csak akkor a fenti kilenc kérdést arra a programra kell feltenni.

Összefoglalva

A számlázás azért érdemel figyelmet a webshop-választásnál, mert utólag drága rajta változtatni: a sorszámozás, a sztornó-lánc és a könyvelői átadás mind olyan dolog, amit menet közben nehéz átállítani. Egy órányi kérdezősködés az elején sok hónapnyi kézi javítást spórol.